Como contabilizar un servicio público.

Lo primero que debemos identificar, si este servicio publico es u gasto o un costo y esto dependerá del tipo de actividad de la empresa, a lo que se dedica y a que correspondería ese servicio público.

Por ejemplo, si el servicio público no está relacionado con ningún proceso productivo, o que este directamente relacionado con la prestación de un servicio, este se reconoce como un gasto y para este caso vamos a asumir efectivamente es el servicio de energía de la oficina.

El siguiente es un ejemplo ilustrativo, asumiendo que los registros contables se realizan basados en el PUC del decreto 2650 de 1993 *sin vigencia.

Causar el servicio de energía eléctrica de la oficina por valor de $3.000.000.

¿Qué se debe identificar?

1. Inicialmente se ha identificado que es un gasto, este va en la clase 5. Gastos.
2. Al ser de la oficina, gasto de tipo administrativo, va en el grupo 51 Gastos operacionales de administración.
3. Es un servicio, va en la cuenta 5135 Servicios.
4. Es un servicio publico de energía, va en la subcuenta 513530 Servicios Públicos.
5. Por ultimo, la cuenta auxiliar, es de acuerdo con la estructura del PUC que la empresa maneje, para nuestro ejemplo usaremos el auxiliar 51353001 Energía eléctrica. en nuestra página hemos creado una plantilla de Plan de Cuentas en Excel que puede ser descargada gratis. https://pacciollo.com/Plantilla_Plan_de_Cuentas_Contables_en_Excel.html.

5 Gasto (Clase)

51 Operacionales de Administración (Grupo)

5135 Servicios (Cuenta)

513530 Servicios Públicos (Subcuenta)

5353001 Energía eléctrica (Auxiliar)

El mismo ejercicio se debe realizar para la contrapartida y así tener partida doble y cuadre el registro, como es un gasto, se debe causar el gasto contra la cuenta por pagar, por ende, sería un pasivo. Es muy común que la cuenta por pagar se registre contra un pasivo genérico 233595 Otros. Pero si la empresa maneja sus pasivos de manera discriminada y se basan en el PUC, la contrapartida seria 233550 Servicios públicos, y mas detallado 23355001 Energía Eléctrica, recordemos que la cuenta a nivel auxiliar ya es según el criterio de quien reconoce.

2 Pasivo (Clase)

23 Costos Y Gastos Por Pagar (Grupo)

2335 Costos Y Gastos Por Pagar (Cuenta)

233550 Servicios Públicos (Subcuenta)

23355001 Energía Eléctrica (Auxiliar)

Siendo así, el registro contable sería el siguiente. (siempre se procura realizar los asientos contables a nivel de auxiliar (8 dígitos)).

Cuenta	Nombre cuenta	NIT Tercero	Nombre Tercero	Descripción	Debito	Crédito
51355001	Energía Eléctrica	900.900.000	Electrificadora EPZ ESAESP	Causación servicio energía mes mayo 2024	$3.000.000
23355001	Energía Eléctrica	900.900.000	Electrificadora EPZ ESAESP	Causación servicio energía mes mayo 2024		$3.000.000
SUMAS IGUALES					$3.000.000	$3.000.000

Tabla elaboración propia.

Hay que tener presente que las empresas de servicios públicos ellos mismos se practican las retenciones en la fuente, a través del mecanismo de autorretención, según el artículo 1.2.4.4.11 del decreto 1625 de 2016, (son autorretenedoras), igual es importante que lo observen en las facturas que les emiten, ellos indican que lo son. Es así como solamente se causa el gasto, para posteriormente se realice el pago, basado en la causación.

Así de sencillo, es causar el gasto por servicio público de energía eléctrica.